Sie wollen PR beauftragen? Was Ihnen und Ihrem Dienstleister dabei hilft

Sie wollen einen Spezialisten für PR beauftragen, aber wissen eigentlich gar nicht so genau, wie? Was kommt da auf Sie zu, wieviel wird es kosten? Und welchen Erfolg können Sie erwarten?

Wie gut die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren PR-Fachleuten funktioniert, und wie zufriedenstellend die Ergebnisse werden, hängt von mehreren Faktoren ab. Die meisten davon können Sie entscheidend beeinflussen. Es gilt: Vorbereitung ist alles. Je genauer Sie im Vorfeld Ihre Ziele, Bedürfnisse und Vorstellungen formulieren, desto besser stehen die Zeichen für eine fruchtbare und erfolgreiche PR-Arbeit für Ihre Sache.

1. Was ist das Ziel?

Wenn mich Unternehmer kontaktieren, kommen sie oft mit dem Anliegen auf mich zu, Pressearbeit zu suchen. Vor allem Gründer, die bisher noch wenig Erfahrung mit PR haben, halten das für wichtig. Das ist keinesfalls falsch. Jedoch auf die Frage, was sie damit erreichen möchten, fehlt den meisten eine konkrete Antwort. An diesem Punkt beginnt meine Beratung. Denn Pressearbeit ist zwar ein bedeutsamer Kernbereich von Öffentlichkeitsarbeit, PR kann aber noch viel mehr. Vor allem jedoch ist es von elementarer Wichtigkeit sowohl für den Auftraggeber als auch den PR-Fachmann, sich darüber klar zu sein, was mit der PR eigentlich erreicht werden soll. Denn wie soll man die richtige Vorgehensweise finden, wenn man seine Ziele nicht kennt?

Sind die PR-Ziele nicht ausreichend definiert, läuft man Gefahr sich zu verzetteln und Budget und Ressourcen mit punktuellen Aktionen zu verpulvern. Das Ergebnis ist dann meist unbefriedigend, weil keine Entwicklung zu sehen ist. PR braucht ein langfristig auf ein Ziel hin ausgerichtetes Vorgehen und eine gewisse Hartnäckigkeit für die Sache.

PR beauftragen
Ziele definieren, um keine Ressourcen zu vergeuden

Meine Frage an den Auftraggeber lautet also immer erst einmal: Was wollen Sie mit der PR genau verändern? Soll die PR einen Experten aufbauen, soll das Unternehmen allgemein bekannter werden? Ist ein Imagewandel angesagt, oder kommt ein neues Produkt auf dem Markt, von dem bestimmte Menschen erfahren sollen?
Wenn Sie das noch nicht so genau wissen, helfe ich Ihnen mit den richtigen Fragen. Ich kann für Sie beurteilen, was Sie mit PR erreichen können und eine realistische Einschätzung Ihrer Möglichkeiten vornehmen. Wenn Sie sich unsicher sind, lassen Sie sich beraten.

2. Welche Erwartungen haben Sie?

Ebenso wichtig wie Ihre Ziele sind Ihre Erwartungen. Wenn Sie einen PR-Dienstleister beauftragen, sollten Sie sich vorher darüber Gedanken machen, welche Arbeit dieser für Sie erledigen soll. Denn je genauer Sie das im Vorfeld mit ihm abklären, desto besser kann er seine Beratung und seine PR-Leistungen auf Sie abstimmen. Stellen Sie sich hinsichtlich Ihrer Erwartungen folgende Fragen:

  • Für welche konkreten Aufgaben benötigen Sie Unterstützung?
  • Was möchten Sie lieber selbst erledigen und warum?
  • Haben Sie konkrete Ideen, die Ihr Dienstleister umsetzen soll, oder  benötigen Sie ein umfassendes Konzept?
  • Welche Form der Beratung erwünschen Sie sich? Wollen Sie nur bestimmte PR-Projekte an ihn delegieren, oder suchen Sie einen beratenden Gesprächspartner, mit dem Sie auch unternehmerische Fragestellungen erörtern können?
  • Haben Sie konkrete Vorstellungen, mit welchen Kommunikationsbotschaften Sie an Ihre Zielgruppen herantreten wollen? Wie wollen Sie gesehen werden, wie auf keinen Fall? Teilen Sie das alles Ihrem PR-Dienstleister mit. Wenn Sie sich darüber noch keine Gedanken gemacht haben, wird er das mit Ihnen erarbeiten.
  • In welcher Zeit wollen Sie Ihre Ziele erreichen?
  •  Wie stellen Sie sich die Kommunikationsabläufe vor?

Formulieren Sie Ihre Erwartungen ganz deutlich, idealerweise auch einmal schriftlich. Das erleichtert sowohl Ihnen also auch Ihrem PR-Dienstleister sich aufeinander einzustellen und Ihre gemeinsamen Ziele zu verfolgen.

4. Welches Budget wollen Sie einsetzen?

Ein Budget für PR festzulegen, fällt vor allem kleineren Unternehmen oftmals schwer. Vor allem, wenn sie noch keine oder wenig Erfahrung mit Public Relations gemacht haben, können sie den Aufwand und auch den Wert dieser Leistungen schlecht einschätzen. Klar sollte sein, dass mit einem gering ausgelegten Einsatz von Ressourcen auch nur in geringem Maße Wirkung erzielt werden kann. “Erst einmal klein ausprobieren” führt daher meist eher zu unbefriedigenden Ergebnissen für das Unternehmen, weil der Effekt der PR kaum sichtbar wird.

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Um PR professionell zu betreiben, sind von Seiten des PR-Dienstleisters erst einmal grundlegende vorbereitende Schritte nötig wie die Einarbeitung in das Unternehmensthema, die Erstellung von Basismaterialien oder Pressefotos und einigen anderen Dingen. Diese Arbeiten dienen dazu, den relevanten Dialoggruppen (zum Beispiel Journalisten oder Kunden) im Zuge der PR-Maßnahmen fundiert und reaktionsschnell Informationen zukommen lassen zu können. Ist nach Ausführung dieser Arbeiten bereits ein großer Teil des Budgets verbraucht, aber noch kein einziges Wort an die Öffentlichkeit gedrungen, kann sich Frust breitmachen.

PR wirkt langfristig und nachhaltig, deshalb sollte auch das Investment als solches betrachtet werden. Schaffen Sie bereits zu Beginn mit einem realistischen Budget eine solide Grundlage, zahlt sich das auf langes Sicht für Ihr Unternehmen aus. Eine zu geringe Investition hingegen könnte eher zu einem Verpuffen der Ressourcen führen, weil die Maßnahmen zu klein ausgerichtet wenig in der Öffentlichkeit erreichen.

Lassen Sie sich von Ihrem PR-Dienstleister beraten, was Sie mit Ihrem angedachten Budget erreichen können. Wer mit seinem Unternehmen noch am Anfang steht und keine größeren Summen aufbringen kann, kann auch erst einmal eine projektbasierte Zusammenarbeit als Probephase vereinbaren. Zwar wird er damit noch nicht den Langzeiteffekt der PR beurteilen können, immerhin aber die Zusammenarbeit beurteilen lernen. Um sein Unternehmen allerdings ernsthaft und längerfristig durch PR zu unterstützen, ist eine monatliche Pauschale eine sinnvolle Investition.

Zu den gängigen Abrechnungsmodellen bietet folgender Artikel von digital kompakt eine Übersicht:

Was kostet eine PR-Agentur und welches Abrechnungsmodell ist für mich das Beste?

 

5. Ohne geht es nicht: die eigene Mitarbeit

Vielleicht haben Sie sehr wenig Zeit und möchten mit der Öffentlichkeitsarbeit nicht noch mehr Arbeit haben. Gerade bei Unternehmern, die als Inhaber und Geschäftsführer für alles sorgen und gleichzeitig operativ tätig sind, fallen zusätzliche Aufgaben ins Gewicht.

Leider kommt die PR für Ihre Sache nicht ganz ohne Ihre Mitarbeit aus. Jedoch lässt sich diese mit guter Vorbereitung auf ein gesundes Maß reduzieren.

  • Geben Sie klar an, wie und wann Sie erreichbar sind oder wann nicht.
  • Überreichen Sie Ihrem Dienstleister alles an Materialien, was irgendwie relevant für die Öffentlichkeitsarbeit sein könnte und was bisher gelaufen ist. Eine Liste von Veröffentlichungen, Pressemitteilungen, Broschüren, Bildmaterial, Grafiken, Messeauftritten, was immer sie haben.
  •  Wenn Sie mit anderen Dienstleistern wie Grafik oder Webdesign zusammenarbeiten, kann es hilfreich und zeitparend für Sie sein, wenn diese untereinander in Kontakt treten.

Für die laufende Arbeit wird es aber immer wieder nötig sein, sich mit Ihrem PR-Dienstleister auszutauschen. Damit er in Ihrem Sinne erfolgreich agieren kann, sollten Sie ihm alle wichtigen Änderungen in Ihrem Unternehmen, Ihren Unternehmenszielen oder zu Ihren Produkten mitteilen. Je mehr er weiß, desto besser kann er Ihr Auftreten in der Öffentlichkeit steuern.

Natürlich benötigt Ihr PR-Spezialist auch Freigaben von Ihnen, um Texte oder andere Materialien veröffentlichen zu können. Oftmals – vor allem in der Pressearbeit – ist es dabei wichtig, schnell zu reagieren und kontaktierbar zu sein. In der Regel wird Ihr PR-Dienstleister Ihnen zeitliche Angaben machen, bis wann er eine Rückmeldung von Ihnen braucht.

Manche Unternehmen wollen auch einen größeren Teil der PR-Arbeit selbst leisten. In dem Fall ist es wichtig, dass Ihr Dienstleister über die laufenden und geplanten Aktionen und Materialien im Bilde ist. Nichts ist unnötiger, als doppelt erledigte Arbeit oder Journlisten, die von zwei Seiten zur selben Sache angesprochen werden.


Fazit

Je besser Sie und Ihr PR-Dienstleister die Zusammenarbeit vorbereiten, desto angenehmer und erfolgreicher kann die PR-Arbeit für Ihre Sache ablaufen.

Im Vorfeld sollten Sie für sich selbst klären, was sie mit der PR erreichen wollen und Ihrem Dienstleister das möglichst genau mitteilen. Fragen Sie sich also:

  1. Ziele: Was wollen Sie mit der PR erreichen?
  2. Erwartungen: Was soll die PR-Arbeit ablaufen?
  3. Welches Budget sind Sie bereit zu investieren?

Und schließlich sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie in einem gewissen Maße mitwirken müssen, damit Ihr Dienstleister erfolgreich für Sie arbeiten kann.